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Devenir partenaire

Le partenaire est un organisme prenant activement part au projet (de sa conception à sa réalisation) et recevant pour cela une partie de la subvention. Il n’est en aucun cas un sous-traitant et doit être directement impliqué dans la bonne réalisation du projet global. Il est important de noter que les partenaires, quels que soient leur taille sont égaux. N’étant pas signataire de la convention de subvention (seul le coordinateur l’est), il n’est pas directement responsable vis-à-vis de la Commission. Mais ne pas être responsable n’implique pas que vous êtes exonéré de toute responsabilité. Lire_La_Suite

Le partenaire est un organisme prenant activement part au projet (de sa conception à sa réalisation) et recevant pour cela une partie de la subvention. Il n’est en aucun cas un sous-traitant et doit être directement impliqué dans la bonne réalisation du projet global. Il est important de noter que les partenaires, quels que soient leur taille sont égaux. N’étant pas signataire de la convention de subvention (seul le coordinateur l’est), il n’est pas directement responsable vis-à-vis de la Commission. Mais ne pas être responsable n’implique pas que vous êtes exonéré de toute responsabilité.

La responsabilité du coordinateur à votre égard

Comme dans le cadre du mandat de droit commun, le coordinateur est responsable à l’égard des autres partenaires en cas de faute commise dans l’exécution de son mandat. Le coordinateur ne peut en principe agir qu’en vertu des décisions collectives prises par l’ensemble des partenaires. Corrélativement, tous les partenaires doivent accepter et respecter les différents actes effectués en leur nom et pour leur compte par le coordinateur.

L’accord de confirmation

Après plusieurs échanges avec le coordinateur, vous êtes convaincus de l’intérêt de la participation de votre organisation à un projet européen. Vous êtes donc prêt à vous engager formellement. Plusieurs étapes jalonnent la contractualisation d’un partenariat. Dans un premier temps, vous rédigerez à l’intention du coordinateur un accord de confirmation. Ce dernier peut vous demander de signer un accord de confidentialité, parfois dit de « non-divulgation » (NDA Non-Disclosure Agreement), afin de s’assurer de votre discrétion vis-à-vis des tiers.

La lettre d’intention

Dans un second temps, vous signerez une lettre d’intention qui est purement déclarative. Votre lettre sera annexée au dossier de candidature ainsi votre partenariat sera officiellement « déclaré » à la Commission européenne. Chaque lettre d’intention signée par un partenaire donne mandat au coordinateur pour signer la convention de subvention avec la Commission européenne. Cette lettre spécifie votre engagement sur le projet, allant parfois jusqu’à préciser le cofinancement apporté et un résumé des principales tâches que vous serez amenés à réaliser. Cette lettre d’intention servira de base pour la rédaction d’une convention de partenariat.

Signer un protocole d’accord

La signature d’un protocole d’accord est une étape supplémentaire qui peut être ajoutée pour conforter votre engagement de partenaire. Ce protocole d’accord ou Memorandum of understanding (MoU) en anglais est un pré-accord qui précise votre volonté de participer et de conclure un accord de consortium en cas de sélection du projet.

L’accord de partenariat

A la différence de la lettre d’intention qui est purement déclarative, l’accord de Partenariat organise juridiquement l’association des partenaires. Il est possible de signer un accord de Consortium avec chaque partenaire individuellement pour mieux préciser les rôles, droits et obligations de chacun. Chaque partie prenante du projet a des obligations vis-à-vis de l’autorité qui gère le programme mais aussi vis-à-vis de ses partenaires. L'accord n'est pas obligatoire, sauf pour les programmes de recherche en collaboration (Horizon 2020) et les programmes de coopération territoriale européenne (INTERACT).

Contrôles et audits

Votre organisation peut être auditée ou contrôlée pendant le projet mais également plusieurs années après la fin du projet (généralement entre 3 et 5 ans selon les programmes). Si des irrégularités sont mises à jour, seule la responsabilité du coordinateur sera engagée mais il pourra se retourner contre vous dans le cadre de l’accord de partenariat.

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