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Gestion d'un projet

Vous venez d'apprendre que votre projet va être cofinancé par des fonds structurels ?


Vous venez d’apprendre que votre projet va être cofinancé par des fonds structurels ? Félicitations ! Attention toutefois, la notification de subvention que la préfecture vient de vous envoyer est un premier cap vers le financement effectif de votre projet mais votre compte n’est pas crédité pour autant d’un montant prédéterminé de FEDER ou de FSE : tous les obstacles ne sont pas franchis pour obtenir réellement- et conserver- vos subventions. Vous devrez, pour cela, respecter des règles de bonne gestion et de reporting.


Gestion budgétaire

Quelques principes de base doivent être pris en compte dès l’élaboration de votre projet, c'est-à-dire avant même le dépôt officiel de votre dossier de demande de subvention : s’agissant des fonds structurels, les fonds ne vous seront pas avancés mais remboursés après présentation de documents justificatifs. Autrement dit, vous devez avoir la trésorerie nécessaire pour financer vos projets et attendre les remboursements, parfois effectués avec des délais longs.

Il faut par ailleurs bien noter que votre projet doit être cofinancé (soi par vous-même soit par une autre organisme) et que vous devez donc fournir la preuve aux autorités que ce versement est bien effectué.

Notez bien que vous pouvez faire financer de façon rétroactive votre projet, c'est-à-dire qu’un projet déjà commencé mais non terminé peut être présenté pour une demande de subvention, sous condition d’acceptation par les autorités de gestion. Ceci n’est toutefois pas systématique.


Gestion comptable

Afin d’obtenir vos remboursements, vous devez mettre en place une comptabilité séparée et disposer de la justification de toutes vos dépenses.

Vous devez par ailleurs transmettre des rapports aux autorités afin de demander vos remboursements, selon une fréquence déterminée en accord avec les autorités. Ces rapports seront à la fois descriptifs (comment votre projet avance, quels sont les résultats obtenus) et financiers (comparatif entre budget prévisionnel et réel). Vous pouvez justifier de la non utilisation d’une partie de votre enveloppe et demander votre report. Attention à bien prévoir les ressources humaines disponibles pour anticiper ces reportings.


Gestion du projet

Votre projet devra respecter un certain nombre d’obligations : obligation de publicité, soumission aux contrôles, respect des politiques communautaires et archivage des pièces justificatives.

Concernant le respect des obligations de publicité, vous devrez faire clairement savoir que l’opération est réalisée avec l’aide du FSE ou du FEDER : autocollant, logo européen avec le nom du fonds. Vous avez l’obligation d’informer les utilisateurs et bénéficiaires ultimes de l’apport de l’Europe. Un panneau d’affichage est par ailleurs obligatoire pour les travaux d’infrastructures en cours pour lesquels la subvention est supérieure à 500.000€. Une fois cette opération achevée, il faudra une plaque explicative permanente. Pour toutes ces obligations de publicité, une plaquette est à votre disposition sur le site projetdeurope.gouv.fr. Certaines préfectures fournissent par ailleurs des « kits de communication ».

Vous devrez par ailleurs accepter de vous soumettre aux contrôles des autorités nationales ou communautaires et archiver tous les documents ayant trait au projet, pendant une durée de 10 ans après la clôture du projet. Attention, cet archivage ne concerne pas que les pièces contractuelles ou financières, mais aussi tous les éléments qualitatifs (compte-rendus de réunion, coupures de presse, agendas). Prévoyez un archivage systématique.

Une fois ces obligations mises en place, vous devrez montrer que votre gestion du projet en lui-même est optimale : bonne animation des partenariats, efficacité dans la gestion du projet.


Gwenaëlle Radosevic/Welcomeurope


 

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